「CXOレターを送っても思うような反応が返ってこない。」「手紙営業で期待したほどの成果を得られない。」と、CXOレターの効果に疑問を感じていませんか？CXOレターはアポ獲得に効果的な営業戦略の1つです。しかし、営業リストの内容によっては、思うような成果を得られない可能性があります。この記事では、CXOレターにおける営業リストの重要性と効果を高めるリストの作り方を解説します。営業目標をクリアして企業の売上アップにつなげたい方は、ぜひご覧ください。

CXOレターにおける営業リストの重要性

CXOレターで成果を出すためには、営業リストの存在が欠かせません。ここではCXOレターにおける営業リストの重要性について解説します。

成約につながる見込み顧客の発見

営業リストは、成約につながる見込み顧客の発見に役立ちます。営業リストを作る際にターゲットのニーズや課題などを調査することで、自社の商品・サービスを必要とする企業を見つけ出せるのです。需要のある企業にアプローチしていけば、結果的に互恵関係を築けるでしょう。DMやメルマガといった営業手法は、顧客リストにまんべんなく送信する手法です。それに対しCXOレターは確度の高い見込み顧客に手紙を送付して成約のきっかけを作る手法です。コストをかけるCXOレターだからこそ、営業リストの重要性も大きくなります。

アポ獲得につながる重要人物の特定

営業リストは、アポ獲得につながる重要人物の特定にも効果的です。営業リストを作成する際、企業名や所在地だけでなく、企業の役職者なども調査します。そうした過程を経て部長クラスや執行役員などの決裁者を特定できるのです。なお、アポ獲得につながる重要人物を特定するときは、「決裁権があり素早く対応してくれそうな人」を選ぶよう心がけましょう。企業トップ層は常に多忙なため、手紙を読んでもらえない可能性があるからです。特に大手会社では、秘書が手紙を止めてしまうことも考えられます。営業成果を出すためには、アポ獲得につながる重要人物を特定することが大切です。

余計なコストの削減

営業リストは、余計なコストの削減にも結びつきます。一度作成した営業リストは、メール営業から訪問営業まで幅広く流用可能です。営業部門でリストを共有することで、重複してアプローチするなどのミスを防げます。さらに、営業リストの作成過程では、確度の高い相手を優先して抽出できます。見込み度合いなどをリストに記載すれば、「いつどのようにアプローチすればよいか。」を効率的に検討できるでしょう。CXOレターなど、時間と費用をかける営業手法では、顧客の選定が大切です。リストの作成によって、CXOレターを効率的に運用できるようになります。

営業部門の情報共有と連携の強化

営業リストによって、営業部門全体の情報共有と連携強化を促進できます。ただし、営業リストを効果的に運用するためには、定期的な更新が必要です。例えば、異動による担当者の変更や、合併による社名変更なが考えられます。これらの情報を定期的に更新しておくことで効果的な顧客リストを保持できます。顧客リストの効率的な管理方法については後述します。

CXOレターの効果を高める営業リストの作り方

CXOレターの営業リストの作り方は、インターネットを活用した場合とオフラインで実施した場合の2つに大別できます。

インターネットを活用した場合

インターネットを活用した場合、Googleなどの検索エンジンから調査します。特定の企業を調べる場合、まずは企業の「会社概要」を確認しましょう。所在地や代表者名など基本的な情報はおよそ取得できます。業界から広く探す場合は、「〇〇（業界）△△（地域名）」「△△（地域名） 業界団体」と検索してもよいでしょう。「i-タウンページ」などのインターネット電話帳も便利なツールです。 業界やジャンル、地域から企業を簡単に検索できます。国税庁が運営している「法人番号公表サイト」では、企業の名称や所在地、法人番号から、詳細な企業情報を調査可能です。

オフラインで実施した場合

オフラインで営業リストを作成する場合、社内で作成する方法と社外に出て作成する方法があります。社内で作成する場合は、過去の営業活動の成果を見直すことが効果的です。例えば、営業部門の各担当者が持っている名刺を再確認することで、顧客リストの更新や再構築に役立ちます。
社内で営業リストを作成する場合は、展示会やイベントで顧客の生の声や最新のニーズも確認するのがよいでしょう。また、自社でセミナーを開催して参加者から様々な情報を得ることも効果的な施策です。伝統的な情報源として、会社四季報の活用も考えられます。会社四季報は、1936年の創刊以来、信頼性の高い情報を提供し続けており、株式指標などの投資家向けの情報も掲載されています。顧客リスト作成に必要な基本情報を網羅している書籍です。

営業リストの購入について

営業リストを外部から購入するという方法もあります。外部から購入することで、リスト作成期間を短縮し営業活動を開始できます。そうすれば、営業に早く取り掛かれるため、自社のリソースを無駄なく活用できます。ただし、購入したリストが自社の製品やサービスの特徴に合っていないケースや、そもそも狙っている業界と異なるリストを購入してしまう可能性といった注意点もあります。出自のはっきりしない情報には、古い・間違った情報が含まれているかもしれません。
したがって、リストを購入する場合は、提供元の信頼性を確認することが大切です。サンプルを確認するなど自社のニーズに合ったものかどうかを見極めましょう。購入後は、情報の更新や確認をマメに行ってリストの有効性を維持しましょう。

CXOレターの営業リストを最適化するポイント

自社にとって最適な営業リストを保持するためのポイントは2つです。1つは、営業戦略を定めること。もう1つは、CXOレターの成果を確かめて改善することです。より自社にあったCXOレター運用のポイントをみていきましょう。

営業戦略を定める

営業戦略とは、自社の利益拡大に必要な計画や方針のこと。はじめに営業戦略を定めることで、CXOレターで達成したい成果や数値といった営業目標を具体的に立案できます。営業目標が明確になると、「今月は〇件アポ獲得を目指そう」と個々の営業マンは自分のやるべきことに集中できるようになり、結果的に営業成果の向上が期待できます。営業部門全体でみた場合は、目標達成に必要なリソースを配分しやすくなるでしょう。

成果を確かめて改善する

CXOレターの成果を確かめて問題点を改善することで、効率的に営業収益拡大を目指せます。成果を確かめる指標は、CXOレターの送付数に対する開封率や返信率（返答率）、商談化率などです。ただし、CXOレターでは、送付先の相手のリアクションを直接確かめることは困難です。
そこで、CXOレター送付後に「先日、御社の〇〇様宛にお手紙をお送りしました。株式会社△△の◇◇と申します。ご多忙の中大変おそれりますがお手紙をご覧いただけたかお尋ねしたくお電話いたしました。」などと、フォローコールを入れて確かめましょう。CXOレターで思うような成果が出ない場合、営業リストに問題があるかもしれません。大手企業の代表取締役などの企業トップは業務多忙のため、手紙を開封してもらえないケースがあります。返信率や商談化率が低い場合は、手紙の内容を改めるとよいでしょう。

営業リストを効率的に管理するコツ

営業リストが膨大になると管理コストがかかります。効率的に管理するコツをみていきましょう。

専用ツールを活用する

営業リストの効率的な作成・管理をサポートするのが専用ツールです。おすすめのツールは、CRM（顧客管理システム）やSFA（営業支援システム）です。CRMには、入力された顧客情報を可視化する機能が備わっています。入力した情報はデータ化されるため、営業部門全体で進捗状況などを共有できます。一方、SFAは、営業活動の効率化や成約率向上を目的としたツールです。
営業日報の作成機能や受注予測機能などが備わっており、より多くの商談を効率的にこなして成約数アップを実現したいときに効果的です。CRMやSFAの導入・運用には一定のコストがかかります。成約の前に、デモ版を試したり販売担当者から詳しい情報を聞いたりして、自社にあったツールを選ぶとよいでしょう。

Excelを使う

Excelを活用して営業リストを管理する方法も考えられます。例えば、縦軸に番号を記載して、横軸に企業情報（会社名や部署名など）を記載すれば、ターゲットが何社存在しているか把握したうえで、企業情報を一目で確認できます。Excelには、「ドロップダウンリスト」などのフィルター機能も備わっているため、使用者が使いやすいように設定できる点も運用のメリットです。
Excelは使用者も多く使い勝手のよいアプリケーションですが、あくまで表計算ソフトであり、営業活動のサポートを目的としたツールとはいえません。デメリットやメリットの双方を把握のうえで、Excelを導入するかどうか検討してみましょう。

CXOレターの運用から外注する

営業リスト作成にかけるリソースに不安がある場合は、外注を検討してみましょう。CXOレターの代行専門業者に依頼することで、自社のリソースを節約しながらターゲットに効果的なアプローチが可能となります。実績があり信頼できるCXOレターの代行業者とタッグを組み、競争の激しい大手企業をターゲットにするのもよいでしょう。

まとめ

CXOレターの営業リストは、アポ獲得や商談化を実現するために重要です。まずは自社の営業戦略などを確認して、具体的な成果を定めてみましょう。CXOレターの運用成果を確かめることで、営業リストを最適な内容に更新できます。自社に最適な営業リストは営業利益の拡大につながる重要なツールとなります。この機会に、自社にあった営業リストの作成に取り組んでみてください。

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