CXOレター(手紙営業)の効果を最大限に引き出すコツと効率的な運用方法を解説

CXOレターは、企業の決裁者や責任者に直筆の手紙を送付する営業手法です。その効果を最大限に引き出すためには、いくつかのコツを身につける必要があります。この記事では、CXOレターが持つ4つの効果を解説し、効果を最大限に引き出すコツを紹介します。運用時の注意点や効率的に運用するポイントも解説します。ぜひ最後までご覧ください。

CXOレターが持つ4つの効果

CXOレターには、アポ獲得や顧客との信頼関係構築に役立つ効果があります。まずはCXOレターが持つ効果を4つ解説します。

経営層への直接アプローチが可能になる

訪問営業や電話営業では、企業の決裁者に会うまでに、段階を踏む必要があります。例えば、受付を突破する、担当者と信頼関係を築いて取り次いでもらうといった具合です。特に大手企業を相手にした場合、この過程がさらに複雑になる傾向があります。しかし、CXOレターを活用すると決裁者へ直接アプローチができます。手紙に所属部署と相手の名前を記入することで、相手の手元まで届けられるからです。営業の中間段階を省き、より効率的なアポ獲得が目指せます。

誠意や熱意をアピールできる

CXOレターは、営業マンの誠意や熱意をアピールする手法としても活用できます。相手に合わせて文章を作成することで、取引にかける本気度を示せるからです。DMや定型の問い合わせ文章の場合、同業他社と内容が重複するおそれもあります。しかし、CXOレターなら、取引にかける熱意や商材の価値を効果的に伝えられます。

ターゲットの興味をひく内容に「最適化」できる

CXOレターは、ターゲットの興味や課題にあわせて中身を最適化できます。営業先が製造業を営む企業で、原材料費高騰による生産コスト増加に悩んでいると仮定します。その場合、自社の製品やサービスがどのくらい生産性アップに貢献するのかを手紙を通してアピールできるのです。CXOレターは、多数の顧客に一度でリーチすることは難しい手法です。しかし、顧客に対して最適化した手紙を送付することで、成果を獲得しやすいのです。

決裁者の手元に手紙が残る

送付した手紙が決裁者の手元に物理的に残ることも、CXOレターが持つ効果です。決裁者の机や引き出しの中に手紙が残ることで、後日、何かのきっかけで相手が目を通してくれることを期待できます。ビジネスマンの心理として、時間をかけて作られた封書は簡単に捨てにくいものです。長期間自社の存在をアピールできるのがCXOレターを活用するメリットです。

CXOレターの効果を最大限に引き出すコツ

CXOレターで営業の目的を達成するためには、決裁者に手紙を開封してもらう必要があります。ここでは、CXOレターの効果を最大限に引き出すための方法を解説します。

手紙の質感や見た目にこだわる

手紙の質感や見た目にこだわることで、他社との差別化を実現し開封率を高められます。例えば、和紙を使った封筒や独自のデザインが施された便箋等を用意することで、「ただの営業ハガキだ」と処分されるリスクを軽減できます。さらに、手紙にあわせた切手を選定することで、特別な印象を決裁者にあたえられるでしょう。また、一般的に上質な便箋はインクのにじみを防ぐように作られています。文章全体を美しく仕上げる効果も期待できます。高品質な便箋・封筒セットは、1セット1,000円前後とコストがかかりますが、1件の成約で十分に元が取れる投資と考えられます。

文字は丁寧に手書きで記入する

CXOレターは、必ず手書きで作成して1文字ずつ丁寧に執筆しましょう。これには手紙の作成に時間や労力をかけたことを相手に伝えて、好印象を獲得する目的があります。反対に、乱雑に書いた文字は決裁者の悪印象を招きかねません。文章を作成する際は、時間をかけて1文字ずつ丁寧に書いてみてください。
手書きの効果を高めるために、万年筆や筆ペンを活用するのもよいでしょう。ボールペンとは異なる味わい深い文字を表現できるため、手紙に特別感を演出できます。ただし、筆ペンの使用には注意が必要です。ボールペンよりも少しの力で線の太さが変わるため、慣れていない場合は文字が乱れやすくなります。筆ペンを使用する際は、十分な練習を積むとよいでしょう。

簡潔でわかりやすい文面を心がける

CXOレターは、簡潔でわかりやすい文面を心がけましょう。一般的に、企業の決裁者は多忙なため、「この手紙は読みにくい」と感じたら、途中で読むのを中止するおそれがあります。簡潔な文面に仕上げることで、決裁者に好印象をあたえられます。簡潔に仕上げるポイントがこちらです。

・手紙を送った経緯を明確にする
「〇〇様のインタビューを拝見して、ぜひご連絡したいと思いました」
「貴社のWebサイトを拝見し、弊社の商品がお役に立てると確信しました」

・見た目を整える
適度に改行を入れて、文章に余白を設けると読みやすくなります。

・誤字脱字、事実誤認のチェック
送付する前に、同僚や上司にチェックをお願いしましょう。

チラシや名刺等を同封して伝えきれない内容を補足する

CXOレターの効果を高めるためには、チラシや名刺等を活用する方法も効果的です。自社の詳しい事業内容や過去の業績といった情報を後回しにすることで、手紙を送った経緯や相手に取ってほしい行動といった重要なメッセージを目立たせることができます。また、便箋等にQRコードをつける方法も有効です。ウェブページやフォームへ誘導することでフォローアップがやりやすくなります。

経営層の興味関心や課題を把握する

ターゲットとなる経営層の興味関心、経営課題、悩みなどを把握することで、自社のアピールポイントが明確になります。事前に、企業のWebサイトや業界紙などをチェックして情報収集を進めましょう。ターゲットの課題に対して自社の商材が解決となる旨を伝え手紙の効果を高めましょう。

CXOレターの効果を引き出す際の注意点

CXOレターの効果を引き出す際は、時間効率を考慮する必要があります。手紙を1通1通心をこめて作成するため、完成までにある程度の時間がかかります。メール営業に慣れた営業マンでもCXOレターの作成に戸惑うかもしれません。また、手紙の送付後に決裁者のリアクションを確認できない点にも注意が必要です。手紙が好意的に受け取られたか、そもそも決裁者まで届いたのかを判断しにくいのです。次章で、CXOレターのこうした注意点を解決するポイントを解説します。

CXOレターを効率的に運用するポイント

CXOレターの注意点を解決して、効率的に運用するポイントがこちらです。

  • アポ獲得につながるターゲットリストを作成する
  • 他の営業手法と組み合わせて相乗効果を狙う
  • リソースを足りないときは専門業者を頼る

具体的な内容を確認していきましょう。

アポ獲得につながるターゲットリストを作成する

企業名、住所、郵便番号、キーマンが記載されたターゲットリストを作成すると、CXOレターを効率的に運用できるようになります。リストの情報を元に、営業部門で受注確度の高いターゲットを選定したりアポ獲得につながる決裁者を特定したりして、アポ獲得率を高めていきましょう。

他の営業手法と組み合わせて相乗効果を狙う

CXOレターと他の営業手法を組み合わせることで、相乗効果によるアポ獲得を期待できます。例えば、手紙送付後に、「先日、〇〇様にお手紙を差し上げました△△と申します。お忙しい中恐縮ですが、お手紙をご覧いただけたか確認したく、お電話差し上げました。」とフォローコールを行う方法が考えられます。フォローコールとは、郵送した後に確認のためにかける電話のことです。手紙を開封していれば、内容について質問や感想を聞いて、話を展開していきます。未開封であれば、手紙の概要を簡潔に説明して、相手の興味を引き出しましょう。CXOレターは他の営業手法と組み合わせて相乗効果を狙える手法です。
自社の商材やターゲットの特徴にあわせて、CXOレターと併用できる営業手法がないか探してみましょう。

リソースが足りないときは専門業者を頼る

CXOレターの作成や運用に十分なリソースを割けない場合は、専門業者を頼ることをおすすめします。一定の外注費用が発生するものの、ターゲットに効果的な文面やデザイン性の高いCXOレターを作成して、これまで獲得できなかった企業からのアポ獲得を期待できます。新規開拓と並行して、既存顧客との信頼関係醸成に取り組めば、営業部門の最終的な利益アップも見込めるでしょう。なお、専門業者を選ぶ際は、提供サービスの内容や費用、実績や評判などを確認して自社のニーズに適した業者を選定しましょう。

まとめ

手書きの手紙を営業に活用するCXOレターは、営業利益を高める手法として多くの企業から注目を集めています。1通1通気持ちをこめて手紙を作成する手法は、取引にかける自社の思いを表現しやすい営業手法であるためです。また、同業他社との差別化を図りやすいほか、手書きの文面がメール営業や電話営業にはない持ち味を発揮して、決裁者の興味関心をひきます。ぜひこの機会にCXOレターの効果を最大限に引き出して、自社の成約率向上に役立ててください。

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