【文例付き】大手企業への営業に手紙を活用!  効果的な理由と手紙が役立つ5つの場面を解説

中小企業・中堅企業に比べて従業員数が多く組織が階層化されている大手企業。受注の鍵を握る決裁者やキーマンへのアプローチ方法に頭を悩ませている営業担当者も多いでしょう。大手企業に効果的な営業を行って、受注を獲得する方法はあるのでしょうか。この記事では、大手企業への営業に効果を発揮する「手紙」の活用方法を解説します。手紙が効果的なシーンと文例を具体的に紹介しますので、ぜひご覧ください。

大手企業に営業を行う意義

大手企業に営業を行う意義は、大口受注による収益アップと安定した受注を見込めるます。さらに、大手企業との取引実績が自社のブランドを高めて、今後の営業活動にプラスに働くことも期待できます。大手企業が大量発注できる背景として、資金調達力が挙げられます。大企業は、中小企業に比べて堅牢な財務基盤を保持しています。そのためさまざまな方法で資金を調達でき、大量発注が可能なのです。また受注側の企業は、より良質な製品・サービスを提供する必要がありますが、大手企業と良好な取引関係を構築・継続できれば、自社の大幅な収益アップを実現できます。

大手企業の新規開拓が困難になる要因

新規開拓が困難になる理由として、大手企業との契約を狙うライバル企業の存在と企業の人材不足が挙げられます。大手企業の新規開拓は中小企業の経営安定化に大きな影響をあたえるため、激しい営業競争が展開されます。自社が営業競争に打ち勝ち大手企業から受注を得るためには、人手や時間が必要です。しかし、現在の中小企業や中堅企業の多くは慢性的な人手不足を抱えています。中小企業庁の「2022年版 中小企業白書」によると、2020年の生産年齢人口(15歳から64歳)の割合は、1970年以降ではじめて60%を下回ることがわかりました。

画像引用:中小企業庁|2022年版 中小企業白書(HTML版)第1部第1章第3節 コラム 人口減少と人手不足

生産年齢人口の減少は、働き手の減少を意味します。そのため、多くの中小企業は今後も人手不足解消が経営課題の1つとなるでしょう。大手企業を狙う営業では、限られた人材を活用して効率的に営業の成果を高める対処が求められます。

大手企業への営業に手紙が効果的な理由

手紙(手紙営業)が大手企業への営業手法として効果的です。直筆の手紙で自社の商材を紹介することで、より効果的に大手企業にアプローチします。手紙営業の強みをみていきましょう。

決裁権を持つ役職者にアプローチできる

手紙営業では、決裁者の氏名と所属部署がわかっていれば、自社の会社名や営業担当者の名前を添えた手紙を送付できます。つまり、大手企業の決裁者に直接アプローチし、認知獲得やアポ獲得を目指せます。電話営業やメール営業の場合、決裁者の氏名や所属部署にくわえて、電話番号やメールアドレスが必要となります。大手企業の場合は決裁者の前に受付が存在するため、そうした連絡先を取得することは困難です。また、直接訪問の場合は決裁者に取り次いでもらえない可能性があります。しかし、手紙営業では氏名や所属部署を記載した個人あての手紙を送付するため、決裁者やキーマンの手元に届く可能性が高いのです。

高い開封率とアポ率アップを期待できる

手紙営業では、直筆の手紙や上質のレターセットなどを活用することで、他社と差別化を図れます。結果的に、決裁者の目にとまりやすくなり高い開封率が期待できるのです。一般的な営業メールの場合、宛先や件名で他社と差別化を図ることは困難です。営業メールだと判断されて、放置されたり削除されたりするリスクも高いといえます。一方、手紙営業では、手紙の内容を確認するために必ず開封しなくてはいけません。営業メールよりも高い開封率を見込めるため、中身の文章に手をかけることでアポ率アップも目指せます。

大手企業への営業で手紙が役立つ5つの場面と文例

実際に大手企業への営業に手紙が役立つ場面とはどのような場面なのでしょうか。5つの場面と文例をみていきましょう。文例の時候の挨拶には※(米印)を表記しています。時候の挨拶は季節により内容が異なるため、季節に応じた挨拶を記載しましょう。

初回アプローチ

はじめてターゲット企業と接点の機会を持つ場面では手紙営業が効果的です。初回アプローチでは、自社の紹介や手紙を送付した経緯を明らかにして、ターゲットに認知してもらうことを意識します。

拝啓   藤花の候※、貴社ますますご清栄のことと心からお喜び申し上げます。 突然のお手紙を差し上げることをご容赦ください。   私は株式会社〇〇の△△(氏名)と申します。   このたび、貴社の新規システム導入に関する情報を伺い、ぜひとも弊社の最新サービスをご紹介させていただきたく手紙をお送りした次第です。   弊社は、労務管理システムの開発・導入を事業の主軸として、業界10年以上の実績と経験を積み重ねてまいりました。貴社のさらなるご発展に向け、弊社がお役に立てれば幸いです。   つきましては、x月x日にご連絡を差し上げ、▲▲様と面談の機会を設けさせていただきたく存じます。   貴社のますますの発展を心より願っております。 どうぞよろしくお願い申し上げます。   敬具   XX年XX月XX日 株式会社〇〇 △△(氏名)

訪問後のお礼

大手企業を訪問した後は、訪問のお礼を手紙で伝えましょう。訪問を受け入れてくれたことへのお礼を述べ、今後につながる手紙を送ります。訪問の内容や今後の対応について述べて、関係性をより発展させていきましょう。

拝啓   梅雨の候※、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。   先日は、お忙しい中、△△(氏名をフルネーム)の訪問を暖かく受け入れてくださり、誠にありがとうございます。   訪問の際は、弊社の〇〇(製品やサービス名)に関するご感想やご意見をお伺いすることができ、大変有意義な時間となりました。   このたびの訪問を契機に、貴社の事業戦略や今後の課題により気付くことができました。今後は、より貴社の発展につながるご提案をさせていただきます。   今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。   敬具   XX年XX月XX日 株式会社〇〇 △△(氏名)

成約後のお礼

成約後のお礼に手紙を活用することで、誠実さや丁寧さを相手に感じてもらえます。対応していただいたことにもお礼を述べて、お互いの信頼関係を強化しましょう。

拝啓   盛夏の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。   このたびは、弊社の〇〇(製品やサービス名)をご採用いただき、誠にありがとうございます。 ご契約の締結に至るまでには、長期にわたりご検討いただきました。□□様には大変お世話になり心より感謝申し上げます。   弊社の〇〇(商品・サービス名)は、貴社の業務改善とより一層のご発展に寄与できるものと自負しております。導入の際にご不明な点等ございましたら、いつでもお尋ねください。   これからも密接な協力関係を築き、実り多きものとなりますよう努めてまいります。よろしくお願い申し上げます。   敬具   XX年XX月XX日 株式会社〇〇 △△(氏名)

異動・退職の挨拶

異動・退職の挨拶にも手紙を活用できます。これまでの感謝や今後のお願いを述べましょう。

拝啓   残暑の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。   このたび、私△△は株式会社〇〇にて異動となり◇◇部門を担当することとなりました。   これまで貴社とのお取引では大変お世話になりました。 特に弊社の◆◆(製品やサービス名)導入の際にはご指導とご協力に重ねてお礼申し上げます。   新しい部門におきましても、変わらぬご支援を賜りますようお願い申し上げます。今後は■■(氏名)が貴社の担当を務めさせていただきます。   本来であれば直接お伺いすべきところ、書面でのご連絡となったことをお許しください。 末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。   敬具   XX年XX月XX日 株式会社〇〇 △△(氏名)

セミナー・イベントの案内状

セミナー・イベントを通して関係構築を図る手法も有効です。案内状の例文を以下に記載します。

拝啓   秋冷の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。日頃は格別のお引き立てを賜り、厚くお礼申し上げます。   さて、このたび弊社では、新製品▲▲を来月より発売することとなりました。 新製品▲▲は、皆様のご要望に応えたもので、必ずや皆様のお役に立てるものと自信を持っております。   つきましては、新製品発表会を下記の通り開催いたします。ご多用中、誠に恐縮ではございますが、ご来場賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。   記   日時:XX年XX月XX日 15:00~17:00 会場:◇◇ホテル◇◇の間 (住所 ◇◇市◇条◇丁目 1-2) 参加費:無料   ご来場の際は、この案内状をお持ちくださいますようお願い申し上げます。   皆様のご来場を心よりお待ち申し上げております。   敬具   XX年XX月XX日 株式会社〇〇 △△(氏名)

大手企業への営業に手紙を活用する際のポイント

手紙営業の効果を高めるポイントとして、目的設定が挙げられます。例えば、自社の認知やアポイント獲得のために、同業他社との差別化が必要です。上質なレターセットを使ったり直筆の文章を盛り込んだり、自社のイメージカラーを封筒に使ったりして自社ならではの手紙を作成・送付しましょう。
手紙営業と他の営業手法を組み合わせる方法も効果的です。訪問営業後にお礼状を送付したり、初アプローチの手紙を送付した後にフォローの電話により相乗効果を狙えます。手紙の内容をチェックして、相手に失礼な内容を記載していないかも確認しましょう。会社名や氏名の誤りや、情報の不備・矛盾があれば、かえって悪印象となります。送る前に手紙の内容を再チェックしましょう。上長や同僚にチェックをお願いする方法も有効です。

まとめ

手紙営業は、大手企業の決裁者やキーマンにアプローチできる効果的な方法です。通常アプローチしにくい相手に直接送付でき、開封率・アポ率アップに期待できます。ターゲットが手紙を読む場面に応じて作成し、相手の印象に残るよう工夫しましょう。ただし、相手に読まれる手紙を、営業担当者1人で作成するのは困難です。外部の専門家に協力を仰いで、良質な手紙を効率的に作成するのも1つの手といえます。リソースに不安がある場合は、ぜひ外部委託も検討してみてください。

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